Boas Práticas na Gestão de Projetos

Na busca de novas oportunidades de financiamento que permitam alavancar os seus investimentos e potenciar a sua competitividade, cada vez mais empresas estão familiarizadas com o funcionamento dos Sistemas de Incentivos de caráter nacional ou comunitário.

Contudo, o acesso a estes Sistemas de Incentivos pressupõe inevitavelmente o cumprimento de um conjunto vasto de requisitos, tanto no acesso aos concursos como durante a fase de execução das operações, até ao seu encerramento.

De facto, a instrução de projetos sob ponto de vista processual e administrativo coloca desafios que a Shift-Up ajuda a colmatar, prestando um suporte constante e fiável aos seus clientes e contribuindo assim para o sucesso dos projetos.

Sem prejuízo de uma análise casuísta, apresentamos de seguida um conjunto de Boas Práticas que os beneficiários deverão integrar nos seus processos internos:

- Controlo de datas e prazos regulamentares: Tendencialmente, determinado investimento só será elegível no âmbito de um projeto se tiver sido adjudicado e faturado após a submissão da respetiva candidatura. Dependendo da tipologia de projeto, devem respeitar-se as datas-limite estabelecidas pelos Organismos de Gestão para a comprovação do início de execução, apresentação de Pedidos de Reembolso e conclusão do investimento.

- Controlo de pressupostos: O plano de investimentos delineado em sede de candidatura, ao nível das despesas previstas, respetivos custos e objetivos estipulados, deve servir de referencial firme para a execução do projeto, devendo todas as alterações ser previamente validadas pelos Organismos de Gestão.

- Orçamentação: A adjudicação de qualquer investimento deve ser precedida de uma consulta abrangente ao mercado, mediante a qual se comprove que o bem ou serviço em causa será adquirido nas condições mais competitivas e nunca a terceiros relacionados com o adquirente.

- Arquivamento: Devem ser preservados todos os documentos (ex: orçamentos, contratos, notas de encomenda, faturas, comprovativos de pagamento) que constituam evidências da execução física e financeira do investimento.

- Contabilização Autónoma: Todas as despesas imputadas a um determinado projeto devem ser registadas pela empresa promotora num Centro de Custos autónomo, dedicado exclusivamente à sua contabilização. O envolvimento do departamento de Contabilidade ao longo de todo o processo é portanto fundamental.

- Publicitação: Devem ser cumpridas todas as Regras de Publicitação determinadas pelos Organismos de Gestão de forma a garantir a disseminação pública do projeto e das suas entidades financiadoras a todos os clientes, fornecedores e stakeholders da empresa.

Caso queira conhecer com maior detalhe os apoios disponíveis nos diversos Quadros de Apoio vigentes, entre em contacto com os nossos consultores.

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